كيفية إدارة مجموعات وفرق Microsoft 365 بدون مالكين

بصفتك خبيرًا في تكنولوجيا المعلومات ، فأنت تعلم أن مجموعات وفرق Microsoft 365 يمكن أن تكون طريقة رائعة لإدارة المشاريع والتعاون مع الزملاء. ومع ذلك ، فأنت تعلم أيضًا أنه بدون الإدارة السليمة ، يمكن أن تصبح هذه المجموعات والفرق سريعًا جامحة وغير قابلة للإدارة. في هذه المقالة ، سنوضح لك كيفية إدارة مجموعات وفرق Microsoft 365 بدون مالكين حتى تتمكن من متابعة مشاريعك وإسعاد زملائك.

من أهم الأشياء التي يجب القيام بها عند إدارة مجموعات وفرق Microsoft 365 هو تحديد توقعات واضحة لأعضاء المجموعة. تأكد من أن الجميع يفهم ما هي أدوارهم ومسؤولياتهم داخل المجموعة. سيساعد هذا في منع الالتباس والتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

نصيحة مهمة أخرى هي الحفاظ على تنظيم مجموعاتك وفرقك. وهذا يعني إنشاء اصطلاحات تسمية واضحة وموجزة لمجموعاتك وفرقك ، بالإضافة إلى الاحتفاظ بملفات المشروع والمستندات منظمة في موقع مركزي. بالحفاظ على مجموعاتك وفرقك منظمة ، ستسهل على الجميع العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها والبقاء على المسار الصحيح.

أخيرًا ، لا تنس التواصل مع أعضاء مجموعتك بانتظام. اجعلهم على اطلاع دائم بتقدمك واطلب منهم ملاحظاتهم. سيساعد هذا في بناء الثقة والحفاظ على مشاركة أعضاء مجموعتك في مشروعك. باتباع هذه النصائح ، يمكنك إدارة مجموعات وفرق Microsoft 365 بنجاح بدون مالكين.

في مجموعة Microsoft 365 ، يمكن لحساب مسؤول واحد على الأقل إدارة وإجراء التغييرات اللازمة. ومع ذلك ، إذا تم حذف حساب المالك في Microsoft 365 ، فقد يصبح الفريق في Microsoft Teams أو مجموعة Microsoft 365 والخدمات المرتبطة به معزولاً. بينما لا يمكن فعل أي شيء إذا تمت إزالة مالك المجموعة ، يمكن اتخاذ إجراء بدائي. سيُظهر لك هذا المنشور ما يمكنك القيام به إدارة مجموعات وفرق Microsoft 365 غير المملوكة .

كيفية إدارة مجموعات وفرق Microsoft 365 بدون مالكين

يمكن للمسؤول العام أو مسؤول Exchange أو مسؤول المجموعة إنشاء سياسة تسأل تلقائيًا الأعضاء الأكثر نشاطًا في المجموعة أو المجموعة بدون مالكين ، ما إذا كانوا سيحصلون على الملكية أم لا. إذا قبل العضو الدعوة ، فسيصبح المالك.

ما يمكن تحديده للسياسة

• إذا كنت تريد تقييد من يمكن دعوته كمالك من خلال تحديد مجموعة أمان
• عنوان مرسل الإخطار
• عدد الأسابيع التي سيتم خلالها إرسال الإشعارات
• المجموعات أو الفرق التي تشكل جزءًا من السياسة
• لا تتم دعوة الضيوف أبدًا ليكونوا مضيفين.
• يتم إرسال الإخطارات أسبوعيًا ، بدءًا من 24 ساعة بعد إنشاء السياسة. لا يمكن للمستلمين إعادة توجيه الإخطارات للآخرين.
• يتم تعقب الإخطارات والردود في سجل التدقيق.
• يتم تسجيل الإجراء في سجل تدقيق بوابة الامتثال.
• يمكن أن يقبل ما يصل إلى عضوين من أعضاء المجموعة الدعوة ليصبحا المالكين.

خطوات إنشاء سياسة

• في مركز الإدارة ، انتقل إلى عرض الكل > إعدادات > إعدادات المنظمة ، و على خدمات علامة التبويب ، حدد مجموعات Microsoft 365 .
• يختار إذا لم يكن هناك مالك ، أرسل بريدًا إلكترونيًا واطلب من أعضاء المجموعة النشطين أن يصبحوا المالك خانة الاختيار.
• لنفترض أنك تريد الاحتفاظ بإعدادات التكوين الافتراضية ؛ يختار يحفظ. خلاف ذلك ، يختار تخصيص السياسة واتبع الخطوات التالية.
• على خيارات الإخطار الأسبوعية في الصفحة ، حدد من يمكنه تلقي إشعارات حقوق الملكية. إذا سمحت بأعضاء معينين أو حظرتهم ، فابحث عن مجموعة الأمان التي تريد استخدامها وأضفها.
• أدخل عدد الأعضاء النشطين الذين تريد إبلاغهم وحدد عدد الأسابيع لإرسال الإشعار. (يتم إنشاء قائمة الإشعارات أثناء الإشعار الأول ولا تتغير.) حدد التالي .
• على من هذه الرسالة؟ الصفحة ، حدد المرسل لرسالة البريد الإلكتروني ، ثم حدد التالي . يرجى ملاحظة أن علب البريد المشتركة غير مدعومة. يجب أن يكون المرسل صندوق بريد مستخدم أو صندوق بريد مجموعة.
• على الموضوع والرسالة الصفحة ، قم بإعداد البريد الإلكتروني ، وإذا لزم الأمر ، قم بتمكين عنوان URL لتوجيه السياسة ثم حدد التالي .
• على حدد المجموعات لاستهدافها الصفحة ، حدد مجموعات محددة وحدد المجموعات والفرق التي تريد تضمينها في هذه السياسة ، أو حددها كل المجموعات .
• يختار التالي .
• على المراجعة والانتهاء الصفحة ، قم بتأكيد الإعدادات الخاصة بك وانقر فوق نهاية ثم حدد صنع.

ماذا يحدث إذا تخلى أعضاء المجموعة عن الملكية في إشعار؟

إذا رفض جميع الأعضاء الحصول على الملكية ، حتى بعد عدة مطالبات ، في Microsoft Purview Compliance Portal ، يمكن للمسؤولين معرفة أي مجموعة غير مملوكة في الوضع الصامت في سجل التدقيق عن طريق تحديد الرمز مجموعة الأيتام غير المصحوبة بمراقبة نشاط. بعد ذلك ، سيتعين على المشرفين الاتصال بالمجموعات مباشرةً وإقناع شخص ما بتولي المسؤولية. بمجرد العثور على شخص ما ، يمكنهم جعله مسؤولاً عن المجموعة أو الفريق.

يقرأ : متطلبات نظام Microsoft 365.

تم تكوين سياسة المجموعة التي ليس لها مالك ، ولكن لم يتم إخطار أي عضو.

هناك خطوة في هذه السياسة لا يحتاج المسؤول إلى تكوينها - من هذه الرسالة؟ تحتاج إلى التأكد من أن المرسل يستخدم صندوق بريد مستخدم أو صندوق بريد جماعي. لا يتم إرسال الإعلام إذا قمت بتكوين أي مرسل بخلاف صندوق بريد المستخدم أو المجموعة. لمزيد من التأكيد ، يمكن للمسؤول التحقق من سجل التدقيق لمعرفة ما إذا تم إرسال إعلامات البريد الإلكتروني الجماعية.