كيفية تطبيق نهج الاحتفاظ بصندوق البريد المشترك في Office 365

عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على بياناتك آمنة ومأمونة ، فإن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو تطبيق نهج الاحتفاظ بصندوق البريد المشترك في Office 365. سيساعد ذلك في ضمان حماية بياناتك بشكل صحيح وأنه يمكنك الوصول إليها دائمًا عندما تحتاج إليها ل. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك اتباعها لإعداد نهج الاحتفاظ بصندوق البريد المشترك ، ولكن أهم شيء هو التأكد من فهمك للخيارات وكيفية عملها. من أول الأشياء التي يتعين عليك القيام بها هو تحديد نوع البيانات التي تريد الاحتفاظ بها وإلى متى. هناك نوعان رئيسيان من البيانات التي يمكنك الاحتفاظ بها: الرسائل والعناصر. الرسائل هي أكثر أنواع البيانات شيوعًا التي يرغب الأشخاص في الاحتفاظ بها. يمكنك الاحتفاظ بالرسائل لفترة زمنية محددة ، أو يمكنك الاحتفاظ بها إلى الأبد. العناصر أقل شيوعًا ، لكنها يمكن أن تكون بنفس الأهمية. تتضمن العناصر أشياء مثل قوائم جهات الاتصال وعناصر التقويم والمهام. يمكنك الاحتفاظ بالعناصر لفترة زمنية محددة ، أو يمكنك الاحتفاظ بها إلى الأبد. بمجرد أن تعرف نوع البيانات التي تريد الاحتفاظ بها ، عليك أن تقرر المدة التي تريد الاحتفاظ بها. هناك ثلاثة خيارات رئيسية: 1. احتفظ بها لفترة زمنية محددة 2. احتفظ بها إلى الأبد 3. حذف بعد فترة زمنية محددة كل خيار له فوائده وعيوبه ، لذلك عليك أن تزنهم بعناية قبل اتخاذ القرار. بمجرد أن تعرف نوع البيانات التي تريد الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها ، فإنك تحتاج إلى إعداد سياسة الاحتفاظ الخاصة بك. توجد عدة طرق مختلفة للقيام بذلك ، ولكن الشيء الأكثر أهمية هو التأكد من فهمك للخيارات وكيفية عملها. تتمثل إحدى أفضل الطرق لإعداد نهج استبقاء في استخدام الخيارات المضمنة في Office 365. للقيام بذلك ، انتقل إلى مركز إدارة Office 365 وانقر فوق علامة التبويب 'الامتثال'. من هناك ، سترى قائمة بخيارات الامتثال. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم 'الاحتفاظ' وانقر على رابط 'إضافة سياسة استبقاء'. سينقلك هذا إلى معالج نهج الاستبقاء. أول شيء عليك القيام به هو تسمية سياستك. بعد ذلك ، تحتاج إلى تحديد نوع البيانات التي تريد الاحتفاظ بها ومدة ذلك. يمكنك أيضًا اختيار تطبيق السياسة على جميع المستخدمين أو على مستخدمين محددين فقط. بمجرد تحديد اختياراتك ، انقر فوق الزر 'حفظ'. سيتم الآن تطبيق سياستك على جميع المستخدمين الذين حددتهم. إذا كنت ترغب في تطبيق النهج على مستخدمين محددين فقط ، فيمكنك القيام بذلك بالانتقال إلى علامة التبويب 'الامتثال' في مركز إدارة Office 365 والنقر فوق ارتباط 'الاحتفاظ'. من هناك ، سترى قائمة بجميع سياسات الاحتفاظ التي تم إنشاؤها. ابحث عن السياسة التي تريد تطبيقها على مستخدمين محددين وانقر على رابط 'تعديل'. مرر لأسفل إلى قسم 'النطاق' وانقر على رابط 'إضافة مستخدمين'. من هناك ، يمكنك تحديد المستخدمين المحددين الذين تريد تطبيق السياسة عليهم. بمجرد تحديد اختياراتك ، انقر فوق الزر 'حفظ'. سيتم الآن تطبيق سياستك على المستخدمين المحددين الذين حددتهم.

إذا أردت أن تعرف كيفية تطبيق نهج الاحتفاظ بصندوق البريد المشترك في Office 365 ، ثم اقرأ هذا المنشور. سياسة الاحتفاظ هي جمع بطاقة التخزين التي تحدد كيفية تخزين المجلدات والعناصر الفردية (مثل البريد الإلكتروني والبريد الصوتي) في صندوق البريد العام في Office 365 قبل أرشفتها أو حذفها نهائيًا. تحتاج العديد من مؤسسات الأعمال إلى تخزين محتويات علب البريد الخاصة بهم بشكل استباقي لأسباب تتعلق بالامتثال. تساعدك سياسات الاحتفاظ في إدارة المخاطر المرتبطة بفقدان المعلومات التي يمكن أن تسبب مضاعفات قانونية.

كيفية تطبيق نهج الاحتفاظ بصندوق البريد المشترك في Office 365

لتطبيق نهج استبقاء على صندوق بريد مشترك ، يجب عليك إنشاء علامات احتفاظ وسياسة احتفاظ جديدة ، وإرفاق العلامات بالنهج ، ثم تطبيق النهج على صندوق البريد المشترك.

خطأ في تحميل أصل صفحة الويب

هذا كيف يمكنك تطبيق نهج الاحتفاظ بعلبة البريد المشتركة في Office 365 :

1. قم بتسجيل الدخول إلى EAC.
2. إنشاء علامات احتفاظ شخصية.
3. قم بإنشاء سياسة استبقاء جديدة.
4. إرفاق العلامات الشخصية بسياسة الاستبقاء.
5. قم بتطبيق نهج استبقاء على علبة البريد المشتركة.

دعونا نلقي نظرة على هذا بالتفصيل.

1] تسجيل الدخول إلى EAC

قم بتسجيل الدخول إلى EAC (https://outlook.office365.com/ecp) باستخدام بيانات اعتماد المسؤول.

هل برنامج driverfix آمن

نصيحة: استخدم المستعرض الخاص بك في الوضع الخاص / التخفي للوصول إلى حساب مسؤول Exchange الخاص بك. سيمنع هذا المتصفح من تحديد بيانات الاعتماد الحالية تلقائيًا عند الانتقال إلى الموقع.

2] إنشاء علامات تخزين شخصية

يمكن أن تكون علامة الاحتفاظ واحدة مما يلي ثلاثة أنواع :

1. علامة السياسة الافتراضية (DPT) - ينطبق تلقائيًا على صندوق البريد بأكمله.
2. علامة نهج الاستبقاء (RPT) - يتم تطبيقه تلقائيًا على المجلد الافتراضي (صندوق الوارد ، المرسل ، إلخ) و
3. يوم الموظفين - يطبق يدويًا من قبل المستخدمين على العناصر والمجلدات الفردية.

باستخدام علامة شخصية ، يمكنك إنشاء استثناء لعلامة سياسة افتراضية أو علامة سياسة استبقاء. على سبيل المثال ، إذا نصت DPT على حذف جميع العناصر بعد 5 سنوات ، فيمكنك إنشاء استثناء لـ 'الإشعارات' التي سيتم حذفها بعد 7 أيام باستخدام علامة شخصية.

لإنشاء علامة شخصية ، اتبع التعليمات التالية:

1. يضعط إدارة الامتثال في الجزء الأيمن من لوحة تحكم مركز إدارة Exchange.
2. ثم انقر فوق علامات التخزين علامة التبويب في الجزء العلوي من الصفحة.
3. سترى قائمة بعلامات الاحتفاظ الموجودة. اضغط على زائد (+) رمز في الجزء العلوي من هذه القائمة.
4. يختار يطبقه المستخدمون على العناصر والمجلدات (خاصة) في القائمة المنسدلة التي تظهر.
5. ليأتي اسم و عقد العمل ، و مدة الصلاحية للعلامة في علامة جديدة يطبقها المستخدمون على العناصر والمجلدات (شخصية) نافذة او شباك.
6. انقر فوق يحفظ زر.

وبالمثل ، يمكنك إنشاء علامات إضافية سيتم إرفاقها بنهج صندوق البريد المشترك الخاص بك.

اقرأ أيضا: ما الفرق بين Microsoft Office و Microsoft 365؟

يتم تمهيد الكمبيوتر إلى شاشة سوداء مع مؤشر وامض

3] إنشاء سياسة استبقاء جديدة

1. اذهب إلى سياسات الاحتفاظ فاتورة غير مدفوعة التي تظهر في الجزء العلوي من صفحة إدارة الامتثال. سترى قائمة السياسات الحالية.
2. انقر فوق زائد (+) رمز لإنشاء سياسة جديدة.
3. أدخل الملف المناسب اسم للسياسة.
4. قم بإرفاق علامة واحدة أو أكثر بالسياسة (كما هو موضح في القسم التالي).
5. انقر فوق يحفظ زر.

اقرأ أيضا: قم بتثبيت وحدة التحكم في إدارة نهج المجموعة في نظام التشغيل Windows 11/10. .

4] إرفاق العلامات الشخصية بسياسة الاحتفاظ.

1. في نافذة سياسة الاستبقاء ، انقر فوق علامة الجمع (+). هذا سوف يفتح حدد بطاقات التخزين نافذة تعرض قائمة بالعلامات المتاحة.
2. حدد العلامات الشخصية التي قمت بإنشائها وانقر فوق الزر يضيف زر.
3. ثم انقر فوق نعم زر.

5] تطبيق نهج استبقاء على صندوق البريد المشترك.

1. في الجزء الأيمن من حساب مسؤول Exchange الخاص بك ، انقر فوق 'نعم' المتلقين .
2. ثم انقر فوق عام علامة التبويب العلوية. سترى قائمة الموجودة علب البريد العامة .
3. نقرتين متتاليتين في صندوق البريد المشترك الذي تريد تطبيق السياسة عليه.
4. يضعط ميزات صندوق البريد على اللوحة اليسرى.
5. حدد سياسة باستخدام الزر سياسة الإحتفاظ يسقط.
6. انقر فوق يحفظ زر.

ملحوظات:

1. يمكن للمسؤولين فقط إنشاء سياسات استبقاء وتطبيقها على علب البريد المشتركة في Office 365.
2. لتطبيق نُهج الاستبقاء عليهم ، يجب أن يكون لديك 10 ميغابايت على الأقل من البيانات في علب البريد الخاصة بك.
3. عادةً ما تستغرق سياسة الاستبقاء 7 أيام لتصبح سارية المفعول.
4. يمكنك إنشاء علامة احتفاظ واحدة أو أكثر ، ولكن يمكن تطبيق نهج احتفاظ واحد فقط على صندوق بريد في المرة الواحدة. لذلك ، قم بربط كافة العلامات التي تريد تطبيقها على علبة بريد بنهج احتفاظ واحد.

هل يمكننا تطبيق نهج احتفاظ على صندوق بريد مشترك؟

نعم. يمكنك تطبيق نهج استبقاء على علبة بريد مشتركة باستخدام ميزات صندوق البريد خيار. يمكن العثور عليه عن طريق النقر المزدوج فوق صندوق بريد مشترك أسفل عام علامة تبويب في المتلقين قسم من EAC. ضع في اعتبارك أنه يمكن تطبيق نهج واحد فقط على صندوق بريد في المرة الواحدة. لذلك ، تحتاج إلى ربط جميع العلامات الضرورية بسياسة واحدة ستطبقها على صندوق البريد.

فشل جهاز التمهيد المحدد

كيف يمكنني تغيير نهج الاستبقاء الافتراضي في Office 365؟

كيف يمكنني تطبيق نهج استبقاء على علبة بريد Office 365؟

يمكنك تطبيق نهج استبقاء على صندوق بريد واحد أو أكثر في Office 365. باستخدام EAC . لتطبيق نهج استبقاء على صندوق بريد واحد ، انتقل إلى المستلمون> صناديق البريد . ثم حدد صندوق البريد المطلوب وانقر فوق الزر يحرر أعلى أيقونة. يضعط صندوق بريد الخصائص غادر. حدد سياسة استبقاء من القائمة المنسدلة وانقر فوق يحفظ زر. لتطبيق سياسة استبقاء على علب بريد متعددة ، حدد استخدام صناديق بريد متعددة يحول أو كنترول مفتاح. ثم حدد خيارات متقدمة> نهج الاستبقاء> تحديث . ثم حدد السياسة المطلوبة في تعيين مجمع نهج استبقاء وانقر فوق يحفظ زر.